Zukunftsmotor × Fyvel

Über Zukunftsmotor

Zukunftsmotor ist eine 2021 gegründete Schule für Erwachsenenbildung mit Sitz in Deutschland. Das Unternehmen bildet arbeitssuchende Personen für Berufsbilder in IT und Buchhaltung aus und versteht sich als Brückenbauer in den Arbeitsmarkt, mit dem Ziel, dem akuten Fachkräftemangel in diesen Bereichen entgegenzuwirken. Aktuell beschäftigt Zukunftsmotor rund 30 festangestellte Mitarbeitende und arbeitet mit etwa 10 Freelancer:innen zusammen. Das Unternehmen ist gebootstrappt und finanziert sein Wachstum aus eigener Kraft.

Herausforderung

Mischmasch aus BWA und Excel, ohne belastbare Entscheidungsgrundlage

Kontext und Geschäftsmodell: Als gebootstrapptes Bildungsunternehmen war für Zukunftsmotor von Anfang an entscheidend, jederzeit zu wissen: Wo stehen wir wirtschaftlich, und wie sieht unsere Liquidität in den nächsten 12 Monaten aus? Mit dem Wachstum des Unternehmens wurden diese Fragen immer wichtiger, und gleichzeitig immer schwerer zu beantworten.

Das konkrete Problem: Es gab parallel zwei Auswertungen: die klassische BWA vom Steuerberater (auf Basis der Buchhaltungsdaten) und ein selbstgebautes Reporting in Excel auf Basis von Bank- und Pleo-Transaktionen. Beide Systeme zeigten regelmäßig deutliche Diskrepanzen, die „Wahrheit lag irgendwo in der Mitte“. Zentrale Fragen wie „Was ist unser tatsächlicher EBIT?“, „Wie sieht unser EBIT-Forecast aus?“ oder „Sind wir innerhalb des Budgets?“ ließen sich nicht zuverlässig beantworten. Hinzu kam ein erheblicher manueller Aufwand: 8–10 Stunden pro Monat allein für das Zuordnen von Belegen und Transaktionen sowie das Aufbereiten der Zahlen. Das Excel-Modell war historisch gewachsen, fehleranfällig und nicht skalierbar, und Franziska selbst war in einer schwierigen Doppelrolle aus Datenaufbereiterin und Diskussionspartnerin im Führungsteam gefangen.

Bisherige Lösungsversuche: Das Excel-Reporting wurde über Jahre weiterentwickelt und immer wieder neu aufgesetzt, insbesondere bei der Budgetplanung wechselten die Ansätze mehrfach, ohne dass ein sauberer Soll-Ist-Vergleich entstand. Die Option, eine eigene Person für Finance und Controlling einzustellen, wurde verworfen: Das erforderliche Senioritätsniveau war für ein Unternehmen dieser Größe wirtschaftlich nicht sinnvoll.

Anforderungen an eine neue Lösung:

• Konsistente Datenbasis aus den Buchhaltungsdaten, ohne paralleles Schattensystem
• Reporting-Logik, die das Geschäftsmodell abbildet (Deckungsbeiträge statt reiner Abteilungssicht)
• Verlässlicher, fortlaufender EBIT- und Liquiditätsforecast
• Externe Lösung statt teurem Inhouse-Aufbau eines Finance-Teams

Wie Zukunftsmotor auf Fyvel aufmerksam wurde: Die Entscheidung fiel opportunity-basiert: Über das eigene Netzwerk wurde Franziska auf Fyvel aufmerksam, genau in der Phase, in der klar wurde, dass operative Themen abgegeben werden mussten, um als Unternehmerin auf die nächste Flughöhe zu kommen.

Lösung

Geschäftsmodellbasierte GuV mit Deckungsbeiträgen, GuV-basierter Forecast und Kostenstellen-Controlling

Implementierung und Onboarding: Gemeinsam mit Fyvel wurde die Reporting-Struktur einmalig sauber aufgesetzt, inklusive einer neuen, am Geschäftsmodell ausgerichteten GuV. Ab diesem Zeitpunkt entfiel die manuelle Datenaufbereitung; die monatlichen Reports werden automatisiert mit den aktuellen DATEV-Daten befüllt.

Funktionsweise der Lösung:

• Geschäftsmodellbasierte GuV mit DB1–DB3: Statt nach Abteilungen (Learning Experience, Course Operations, Finance, Marketing, etc.) zu denken, werden die Kosten nach Nähe zum Produkt strukturiert, von direkten Kosten (DB1) bis zu indirekten Gemeinkosten. So wird sichtbar, wo die echten Skalierungshebel liegen.
• Fortlaufender EBIT-Forecast: Business-Case-Forecast und Ist-Zahlen laufen parallel, jederzeit ist erkennbar, auf welches Jahresergebnis das Unternehmen zusteuert und wann welche Investition tragfähig ist.
• Detailliertes Gemeinkosten- und Kostenstellen-Controlling: Monatliche Auswertungen zeigen pro Kostenstelle, wo Abweichungen zum Budget entstehen , mit klarer Unterscheidung, wann auf Prozente und wann auf absolute Beträge optimiert werden sollte.
• Ad-hoc-Analysen: Zusatzauswertungen wie die Prognose aktiver Kursteilnehmer:innen für die nächsten 18 Monate, essenziell für Ressourcen- und Einstellungsplanung.

Auswirkung auf das Team: Franziska ist operativ vollständig entlastet und kann sich auf Ergebnis und Strategie konzentrieren. Im Führungsteam haben sich die Diskussionen grundlegend verändert: Statt „Wer hat was ausgegeben?“-Debatten nach Abteilungen wird heute aus unternehmerischer Perspektive auf die großen Buckets und Hebel geschaut. Früher drehte sich die Diskussion oft um die korrekte Zuordnung einzelner Transaktionen, heute steht der inhaltliche Austausch im Vordergrund.

Zusammenarbeit und Support: Über die laufende Betreuung kommen regelmäßig wertvolle Impulse zur Reporting-Logik, etwa, wann es sich lohnt, auf prozentuale Margen oder auf absolute Gemeinkostenbeträge zu schauen. Die Zusammenarbeit ist eng, pragmatisch und an den unternehmerischen Fragen orientiert.

Ausblick

Zukunftsmotor wird das Reporting mit Fyvel weiter ausbauen, insbesondere mit Blick auf eine noch feinere Verzahnung von Teilnehmer-Forecasts, Ressourcenplanung und Gemeinkostensteuerung. Mit der gewonnenen Transparenz lassen sich Skalierungsentscheidungen deutlich schneller und fundierter treffen.