„Seitdem es so ein Reporting gibt, werden wirklich Entscheidungen auf dieser Basis getroffen, weil wir wissen, was welche Zahl auch wirklich bedeutet."
– Hagen Machhold, Director of Finance, Trufflepig IT-Forensics
Über Trufflepig IT-Forensics
Trufflepig IT-Forensics ist ein IT-Sicherheitsunternehmen im DACH-Raum mit einem Team von rund 50 Expertinnen und Experten, darunter ehemalige BKA-Mitarbeitende und ethische Hacker. Das Unternehmen unterstützt mehr als 650 Organisationen bei der Absicherung gegen die zunehmende Komplexität von Cyberangriffen. Das Leistungsspektrum umfasst unter anderem 24/7-Sicherheitslösungen im Bereich SOC und Managed Detection & Response, Pentesting sowie forensische Unterstützung im Ernstfall.
Herausforderung
Kein Reporting, keine Steuerung, nur eine Standard-BWA
Als Trufflepig IT-Forensics seinen ersten Director of Finance einstellte, war die finanzielle Infrastruktur des Unternehmens vollständig auf externe Dienstleister ausgerichtet. Die Buchhaltung lag komplett bei der Steuerberatung, unterstützt von einem Junior-Admin für vorbereitende Tätigkeiten wie Belegprüfung und Rechnungsstellung.
Ein strukturiertes Reporting oder Controlling existierte schlicht nicht. Die Geschäftsführung behalf sich mit gelegentlichen Blicken in DATEV Unternehmen Online und Abstimmungen mit dem Steuerberater. Ein Prozess, der zeitaufwendig, fehleranfällig und vor allem nicht steuerungsrelevant war.
Bei der Durchsicht der BWAs wurde schnell klar, wo die Grenze des klassischen Setups liegt: Steuerberater buchen nach steuerlicher Logik. Das ist ihr Job, und das machen sie gut. Was eine Standard-BWA aber nicht leisten kann, ist eine Steuerungslogik, die zum Geschäftsmodell passt. Externe Lizenzen, die weiterverkauft werden, Personalkosten im Deckungsbeitrag, Segmentierung nach Geschäftsbereichen. Das sind Fragen, die eine BWA strukturell nicht beantwortet.
Das eigentliche Problem war die fehlende Deckungsbeitragslogik auf Geschäftsbereichsebene. In einem IT-Service-Unternehmen gehören Personalkosten steuerungsrelevant in den Deckungsbeitrag, doch in der Standard-BWA tauchen sie dort nicht auf. Eine echte Steuerung war damit unmöglich.
Der Director of Finance evaluierte zunächst, ob sich ein Excel- oder Google-Sheets-basiertes Reporting aufbauen ließe. Zu viel manuelle Arbeit, zu fehleranfällig, keine nachhaltig replizierbare Struktur. Andere Tools wurden evaluiert, scheiterten aber entweder am Preisschild oder daran, dass sie im Kern dasselbe lieferten wie die BWA, nur etwas flexibler.
Anforderungen an eine neue Lösung:
- Steuerungslogik unabhängig von der buchhalterischen Kontenstruktur
- Deckungsbeitragsanalyse auf Geschäftsbereichsebene
- Flexibel und replizierbar ohne hohen manuellen Aufwand
- Schnell einsatzbereit ohne komplexes Setup mit dem Steuerberater
Wie der Kunde auf Fyvel aufmerksam wurde: Über einen LinkedIn-Post des Fyvel-Gründers zum Thema Reporting-Templates, die niemand wirklich befüllen kann. Ein Post, der genau den Nerv traf.
„Das war ehrlich gesagt genau der Pain Point. Ich habe ein passendes Template, aber mir fehlen die Daten in der richtigen Logik, da liegt die Schwierigkeit."
– Hagen Machhold, Director of Finance, Trufflepig IT-Forensics
Lösung
Individuelle Steuerungslogik statt Standard-Kontenauswertung
Das technische Setup war in unter einer Stunde abgeschlossen. Die DATEV-Daten wurden per Drag & Drop hochgeladen, und Trufflepig IT-Forensics trug rückwirkend die vollständigen Daten für 2024 und 2025 nach. Kein komplexes Setup mit dem Steuerberater, keine IT-Integration, keine Wartezeit.
- Deckungsbeitragsanalyse: Steuerungsrelevante Logik inklusive Personalkosten auf Geschäftsbereichsebene, unabhängig von der buchhalterischen Kontenstruktur
- Umsatzsegmentierung: Entwicklung und Zusammensetzung des Umsatzes transparent und nachvollziehbar über die Zeit
- Cashflow-Analyse: Erstmals echte Cashflow-Betrachtung mit Fokus auf Working-Capital-Treiber statt reiner Bankstatement-Auswertung
- Management-Reporting: Monatliches P&L-Reporting als Grundlage für Entscheidungen der Geschäftsführung
Der Director of Finance nutzt Fyvel täglich als zentrale Datenbasis. Das Monatsreporting, das vorher Wochen gedauert hätte (oder schlicht nicht möglich gewesen wäre), ist heute in zwei Stunden fertig. Die gewonnene Zeit fließt in Analyse, Planung und strategische Diskussionen.
Besonders wertvoll war die Flexibilität des Systems: Wer zum ersten Mal ein Controlling-Setup aufbaut, hat zu Beginn selten einen fertigen Plan. Fyvel erlaubte es, Strukturen auszuprobieren, umzuwerfen und schrittweise zu verfeinern, ohne jedes Mal von vorne anzufangen. 95 % des Setups wurden vollständig eigenständig umgesetzt.
„Den Großteil, ich würde sagen 95 %, hab ich alleine gemacht. Der Rest waren inhaltliche Diskussionen zu neuen Features und Fragen zum optimalen Reporting-Aufbau. Kein technischer Support, sondern fachlicher Austausch auf Augenhöhe."
– Hagen Machhold, Director of Finance, Trufflepig IT-Forensics
Ergebnisse
In kurzer Zeit wurde aus einer reinen Buchhaltungsauswertung ein echtes Steuerungsinstrument mit Deckungsbeitragslogiken, Cashflow-Transparenz und der Grundlage für datengetriebene Entscheidungen. Zum ersten Mal weiß das Management, wo die Kosten liegen, wie profitabel die einzelnen Geschäftsbereiche wirklich sind und welche Treiber hinter den Zahlen stecken.
- 2 Stunden für das vollständige Monatsreporting, von Dateneingabe bis fertigem Report (vorher: nicht realisierbar)
- 3x Skalierungspotenzial im Reporting und Controlling ohne zusätzliche Headcounts
- 2 Tage für die rückwirkende Rekonstruktion eines vollständigen Jahres-Reportings inklusive historischer Daten
„Seitdem es so ein Reporting gibt, werden wirklich Entscheidungen auf dieser Basis getroffen, weil wir wissen, was welche Zahl auch wirklich bedeutet."
– Hagen Machhold, Director of Finance, Trufflepig IT-Forensics
Ausblick
Trufflepig IT-Forensics plant, das Reporting-Setup weiter auszubauen und die vorbereitende Buchhaltung schrittweise zu internalisieren, um noch schnellere Monatsabschlüsse zu ermöglichen. Das Ziel ist ein schlankes Finance-Setup, das mit dem Unternehmen wächst, ohne dass neue Köpfe eingestellt werden müssen, nur um jeden Monat dieselbe Datenarbeit zu leisten.
„Ohne Fyvel hätten wir das mit sehr, sehr viel Aufwand machen können. Mit Fyvel haben wir in zwei Tagen ein vollständiges Jahres-Reporting rückwirkend aufgebaut. Dafür hätten wir sonst Wochen bis Monate gebraucht. Ich würde Fyvel jedem empfehlen, der wirklich verstehen will, was in seinem Unternehmen finanziell passiert."
– Hagen Machhold, Director of Finance, Trufflepig IT-Forensics
Trufflepig IT-Forensics nutzt Fyvel für Management-Reporting, Deckungsbeitragsanalyse, Umsatzsegmentierung und Cashflow-Steuerung.