Rosental Organics × Fyvel

Über Rosental Organics

Rosental Organics ist ein Berliner Naturkosmetikunternehmen, das seit 2017 hochwertige vegane und nachhaltige Haut- und Körperpflege anbietet. Im Sortiment finden sich Gesichtspflege, Körperöle, Gua Sha-Tools sowie Nahrungsergänzung für Schönheit und Wohlbefinden, alle Produkte basieren auf reinen Pflanzenextrakten und folgen einem ganzheitlichen „Holistic Healing“-Ansatz.

Vertrieben wird primär Direct-to-Consumer über den eigenen Online-Shop, ergänzt um ausgewählte Retail- und B2B-Partner. Das Unternehmen mit Sitz in Berlin beschäftigt rund 60 Mitarbeitende und wurde in der Anfangsphase durch Business Angels finanziert. Geschäftsführer ist Alexander Pelz.

Herausforderung

Saubere, controllingfähige Reportingdaten in einem stark spezialisierten Finance-Setup

Kontext und Geschäftsmodell: Rosental Organics arbeitet bewusst mit einem schlanken, hochspezialisierten Finance-Setup: Die Buchhaltung übernimmt ein auf E-Commerce spezialisierter Steuerberater, ergänzt durch einen externen Fractional CFO. Der Belegprozess ist vollständig digitalisiert und stark gestreamlined. Genau dieses Setup macht es aber umso wichtiger, dass die Reporting-Ebene unabhängig von der reinen Finanzbuchhaltung gedacht und gepflegt werden kann.

Das konkrete Problem: Für das interne Controlling reichten die DATEV-Outputs allein nicht aus. Besonders kritisch waren drei Themen:

• Soll-Ist-Vergleich auf Basis des Businessplans, der bewusst nicht der klassischen BWA-Logik folgt, die einzelnen Deckungsbeitragsbestandteile mussten exakt wie geforecastet getrackt werden.
• Vollständigkeit der direkten Kosten: In einer klassischen BWA verschwimmt schnell, woraus Abweichungen entstehen und welche direkten Kosten ggf. noch fehlen.
• Transparenz über Gemeinkosten pro Team: Rosental fährt einen bewusst unternehmerischen Ansatz in Bezug auf Gemeinkostenbudgets , umso wichtiger ist es, dass am Monatsende für jedes Team und für die Geschäftsführung klar ist, wer was ausgibt.

Hinzu kommt: In einem Setup mit Fractional CFO ist es realistisch, dass nicht jeder Beleg vorab controllingkonform erfasst wird, die Reporting-Ebene muss das nachträglich gerade ziehen können, ohne die Buchhaltungsdaten zu verändern.

Bisherige Lösungsversuche: Eine externe Agentur hatte zuvor ein BI-Dashboard mit Drilldowns direkt auf den DATEV-Rohdaten aufgesetzt. Das Projekt verlief im Sand: Die Auswertungen waren nicht auf das Geschäftsmodell zugeschnitten, Fehler in der Vorerfassung wurden ungefiltert ins Dashboard gespiegelt, und die Controlling-Struktur ändert sich bei einem Unternehmen wie Rosental schlicht zu häufig, um sie aufwendig mit der Buchhaltungs-Vorerfassung synchron zu halten.

Anforderungen an eine neue Lösung:

• Eine Metadaten- und Reporting-Ebene über den DATEV-Daten, ohne die Originalbuchungen zu verändern.
• Flexibler Soll-Ist-Vergleich auf Basis einer eigenen, businessplan-konformen Reportingstruktur.
• Pro Team eine eigene Kostenübersicht, die jederzeit aktuell ist, sowohl für die Teamleads als auch für die Geschäftsführung.
• Eine konsistente Datengrundlage, die parallel in Excel (für den Soll-Ist-Vergleich) und Google Sheets (für die Team-Übersichten) nutzbar ist.

Wie Rosental auf Fyvel aufmerksam wurde: Über die Zusammenarbeit mit dem Fractional CFO, der Fyvel bereits als „Betriebssystem“ für seine Mandanten nutzt.

Lösung

Fyvel als Reportingbasis, ergänzt um Excel für Versionierung und Google Sheets für Team-Transparenz

Implementierung und Onboarding: Da der Fractional CFO Fyvel bereits aus anderen Mandaten kannte, war das technische Onboarding kein Thema. Alle Sessions konnten sich von Anfang an auf die inhaltliche Frage konzentrieren: Wie soll die Reportingstruktur für Rosental konkret aussehen? Importweg ist DATEV Unternehmen Online, der Kontenrahmen wurde sauber in eine eigene Reportingstruktur eingeordnet, die der Logik des Businessplans folgt.

Funktionsweise der Lösung: Rosental nutzt heute nahezu die gesamte Funktionsbreite von Fyvel und kombiniert sie bewusst mit den Stärken von Excel und Google Sheets:

• Reportingstruktur & Zuordnung mit KI-Vorschlägen: Buchungen werden in eine eigene, businessplan-konforme Reportingstruktur einsortiert. Die KI-gestützten Vorschläge in der Zuordnung übernehmen rund 91 % der wiederkehrenden Klassifizierung, der Fractional CFO konzentriert sich auf die Sonderfälle.
• Excel-Add-in für den zentralen Soll-Ist-Vergleich: Das monatliche Reporting läuft in einem zentralen Excel, das per Add-in auf die Fyvel-Reportdefinitionen zugreift. Versionierung und finanzielle Tiefe von Excel bleiben erhalten, die Datengrundlage kommt aber konsistent aus Fyvel.
• Google-Sheets-Add-in für Team-Kostenübersichten: Pro Team läuft ein eigenes Google Sheet, in dem die Gemeinkosten des Monats transparent gemacht werden, jedes Team weiß live, was wir glauben, dass es ausgibt, und die Geschäftsführung kann jederzeit nachvollziehen, wo Geld hinfließt.
• Eigene Buchungen und Buchungsebenen: Korrekturen, Reporting-only-Anpassungen und Ergänzungen (z. B. fehlende direkte Kosten) werden in Fyvel ergänzt, ohne dass die DATEV-Daten beim Steuerberater angefasst werden müssen.
• Pilot mit MCP für Monatsabschluss und Ad-hoc-Analysen: Aktuell testen wir den MCP-Server für KI-gestützte Analysen, primär auf Seite des Fractional CFO. Geplant ist ein gemeinsamer Slack-Channel mit einem Finance-Agent, über den auch das Management direkt Fragen an die Daten stellen kann, während der Fractional CFO im Hintergrund einordnen oder korrigieren kann.

Auswirkung auf das Team: Der Fractional CFO verbringt seine Zeit nicht mehr mit Excel-Aufbereitung, sondern mit Sparring und inhaltlichen Themen mit der Geschäftsführung. Ad-hoc-Anfragen lassen sich in Stunden statt Tagen beantworten. Abstimmungen zwischen Buchhaltung und Operations, etwa bei Wareneinsatz oder Lagerbestand , gibt es weiterhin, aber sie laufen auf einer einheitlichen Datengrundlage, statt über verstreute DATEV-Exporte und Excel-Downloads.

Kundenerlebnis / interne Wahrnehmung: Für die Teams ist das größte Aha-Erlebnis, dass „ihre“ Kostenübersicht jederzeit aktuell ist und dieselbe Sprache spricht wie das Geschäftsführungs-Reporting. Diskussionen drehen sich nicht mehr um Datenqualität, sondern um Inhalte und Entscheidungen.

Zusammenarbeit und Support: Da das Onboarding über den erfahrenen Fractional CFO lief, blieb die Zusammenarbeit mit Fyvel inhaltlich fokussiert, ohne technische Reibungsverluste.

Ausblick

Als nächsten Schritt baut Rosental gemeinsam mit dem Fractional CFO einen geteilten Slack-Channel mit einem Finance-Agent auf, der per MCP direkt auf Fyvel zugreift. Damit soll das Management eigenständig Fragen an die Finanzdaten stellen können, während der Fractional CFO im Hintergrund qualitätssichert und einordnet. Parallel wird der MCP-gestützte Monatsabschluss weiter ausgebaut.