„Vorher hat uns ein Monatsreporting sicherlich einen halben bis einen Tag gekostet, wenn gerade mal keine Excel-Formel gebrochen ist. Jetzt kostet es mich ungefähr zehn Minuten. Ich lade die Daten hoch, und das Reporting ist fertig.“
– Franz van Ackeren, COO bei POLLY
Über POLLY
POLLY wurde 2022 von Philip Kahnis in Köln gegründet und entwickelt alkoholfreie Alternativen zu Spirituosen, von Aperitifs und Classics bis hin zu Sekt. Durch Destillation mit natürlichen Botanicals entstehen vielschichtige Geschmacksprofile für Longdrinks und Cocktails. Vegan, glutenfrei, Made in Germany. Das Team ist bewusst schlank aufgestellt; die Produkte laufen über Gastronomie, Handel und B2B-Kooperationen im DACH-Raum.
Herausforderung
Bei einem schlanken Team mit Produktion, Rohwarendienstleistern und wachsendem B2B-Volumen entscheidet sich Profitabilität in der Kostenstruktur, vor allem in den COGS. Franz verantwortet als COO Operations und Finance, inklusive Finanzreporting und Investorenkommunikation. Ein verlässlicher Monatsblick auf die GuV ist für POLLY keine Formsache, sondern die Grundlage für strategische Entscheidungen.
Das Management-Reporting lief in einem handgebauten Google Sheets ohne Drilldown auf die eigentlichen Kostentreiber. Franz zog Monat für Monat BWA, Summen- und Saldenliste als Excel-Export aus DATEV und spielte die Zahlen, zusammen mit anderen Datenpunkten, in ein selbst gebautes Template. Das funktionierte grundsätzlich, brachte aber drei Probleme mit sich: Die Kostenstruktur ließ sich nicht herunterbrechen. Man sah, dass Geld ausgegeben wurde, aber nicht wofür im Einzelnen, ohne alles manuell aufzudröseln. Regelmäßig brach eine Formel im Template, sodass jeder Monatsabschluss zusätzlichen Prüf- und Reparaturaufwand bedeutete. Und über die Monate hinweg fehlte ein standardisierter, vergleichbarer Bericht.
Dazu kam ein zweiter Punkt, der über Jahre gewachsen war: DATEV-Konten und die eigene Business-Logik waren nie richtig aufeinander abgestimmt. Die Zahlen in DATEV und die Art, wie POLLY sein Geschäft steuert, passten nicht zusammen. Die BWA war korrekt, die GuV aber nicht für operative Entscheidungen nutzbar.
POLLY suchte eine Lösung, bei der ein Upload reicht und der Report fertig ist, ohne manuelle Nacharbeit. Das Format sollte über Monate hinweg konsistent bleiben, ohne brechende Formeln. Wichtig war ein Drilldown von der GuV-Zeile bis auf den einzelnen Kostenpunkt, und ein Reporting-Layer, der die Managementsicht abbildet, ohne in die buchhalterischen Datensätze einzugreifen.
„Am Ende ging es darum, es standardisiert hinzubekommen: Buchhaltungsdaten einmal hochladen und der Report ist fertig. Der Blick über die Monate bleibt einheitlich und wir müssen uns nicht mehr um kaputte Excel-Formeln kümmern.“
– Franz van Ackeren, COO
Lösung
Von Erstkontakt bis zum laufenden Reporting waren es rund drei Tage konzentrierte Arbeit, verteilt über einen längeren Zeitraum. Der Schwerpunkt lag nicht im Tool, sondern in der inhaltlichen Aufbereitung: den historisch gewachsenen DATEV-Datenbestand einmal sauber zu strukturieren und zu entscheiden, wie POLLY auf seine Zahlen schauen will. Das initiale Tool-Setup wurde gemeinsam mit dem Fyvel-Team in etwa einer Stunde aufgesetzt. Seitdem liegt in DATEV ein sauberer Standardkontenrahmen mit regulärer BWA für Steuerberater, Jahresabschluss und Finanzamt. Die Managementsicht entsteht in Fyvel, ohne dass an den buchhalterischen Datensätzen gedreht werden muss.
Im Monatslauf lädt Franz den DATEV-Export in Fyvel hoch, aktualisiert somit die Daten in Fyvel und lädt den fertigen Report herunter. Das dauert wenige Minuten. Neue Buchungen ordnet Fyvel zum Großteil automatisch zu, auf Basis KI-gestützter Vorschläge. Die restlichen 30 Minuten im Monat nutzt Franz bewusst als Kontrollschritt, um zu verstehen, was in den Kosten steckt und wie es beim Steuerberater abgebildet wird.
Aus einem GuV-Block wie den COGS lässt sich herunterbrechen, was ein einzelner Produzent oder Rohwarendienstleister im Monat gekostet hat. In DATEV wäre dieser Detailgrad nur mit großem Aufwand möglich. Gleichzeitig kann POLLY im Reporting-Layer eigene Logik abbilden: Agenturkosten laufen bspw. bewusst unter Overhead statt unter Freelancerkosten, weil das Team sie als Gesamtkostenblock steuern will, ohne den Buchungssatz anzufassen. Die DATEV-BWA bedient Steuerberater und Finanzamt, das Fyvel-Reporting die operative Steuerung und die Investorenkommunikation.
„Der größte Vorteil ist, dass wir mit den Layern spielen können, die keine rechtlichen, steuerrechtlichen oder finanzbuchhalterischen Auswirkungen haben und trotzdem mit den gleichen Daten das abbildet, was wir als Unternehmen eigentlich brauchen.“
– Franz van Ackeren, COO
Nutzung im Team
Franz ist Jurist und kein klassischer BWLer. Das Setup mit Fyvel hat geholfen, sein Verständnis für Buchhaltung, Buchungslogik und Kontenrahmen deutlich zu vertiefen: welche Konten in welche Positionen laufen, wo Kostenblöcke liegen, was sich verschlanken lässt und wo es sich lohnt, tiefer zu gehen. Das verbessert auch die Kommunikation mit dem Steuerberater.
Das gesamte Management hat Zugriff auf Fyvel. Einmal im Monat, bei der Vorbereitung des Reportings, geht das Team gemeinsam die Kostenstruktur durch, macht einen Drilldown und entscheidet, wo investiert und wo eingespart wird. Franz nutzt Fyvel nach dem Monatsabschluss drei- bis viermal pro Woche.
Franz hebt die Antwortgeschwindigkeit des Fyvel-Teams hervor, vor allem aber die Art der Zusammenarbeit: Das Setup wurde gemeinsam auf Basis des Business Cases aufgebaut, statt dem Kunden einfach nur ein Tool zu übergeben.
„Man bekommt das Tool nicht einfach hingestellt und bleibt dann mit dem Upload allein. Die Daten werden vorbereitet und gemeinsam eingerichtet, auf Basis des Business Cases. Das hat uns sehr geholfen, den Einstieg in das Tool zu vereinfachen.“
– Franz van Ackeren, COO
Ergebnisse
POLLY verkürzt sein Monatsreporting mit Fyvel von einem halben bis einem Tag auf wenige Minuten pro Monat, plus rund 30 Minuten bewusste Buchungskontrolle. Der effektive Setup-Aufwand bis zum vollständig laufenden Reporting lag bei drei Tagen.
Aus einem manuellen Excel-Prozess mit brechenden Formeln ist ein standardisiertes Reporting-Setup geworden: hochladen, kategorisieren, fertig. Wichtiger als die reine Zeitersparnis ist für POLLY, dass die GuV operativ nutzbar geworden ist. Das Team kann heute pro Kostenpunkt sehen, wohin das Geld geht, statt nur auf das Ergebnis unter dem Strich zu schauen. Der Drilldown reicht bis auf einzelne Produzenten und Dienstleister. In DATEV liegt ein sauberer Standardkontenrahmen, die Managementlogik läuft getrennt davon in Fyvel, und das Reporting ist gegenüber Investoren nutzbar.
„Ich kann die Gewinn- und Verlustrechnung operativ nutzen und bekomme ein Verständnis dafür, wo ich das Geld ausgegeben habe. Dadurch wird das nicht mehr nur eine BWA, bei der eine Zahl unter dem Strich steht, sondern eine GuV, die wir im Detail verstehen.“
– Franz van Ackeren, COO
Ausblick
POLLY experimentiert derzeit mit dem Fyvel MCP-Server und richtet dabei schrittweise Bilanz und Cashflow ein. Parallel arbeitet das Team an zusätzlichen Skills. Damit soll das Reporting über die GuV hinaus zu einem vollständigen Finanzbild für Management und Investoren werden.
„Das in der Form selbst zu bauen und die Maintenance dafür zu machen, dauert ewig und ist einfach keines unserer Fokusthemen. Durch Fyvel ist es komplett gegeben.“
– Franz van Ackeren, COO