„Was Reporting und Finanzdaten angeht, sind wir aus der Kreisliga in die Bundesliga aufgestiegen.“
– Klaus Jakobs, CFO und Vorstand der Goya Finance AG
Über Goya Finance AG
Die Goya Finance AG ist ein BaFin-regulierter Factoringanbieter mit <50 Mitarbeitenden. Das Unternehmen finanziert Forderungen und übernimmt das Debitorenmanagement für seine Kunden. Goya Finance bedient dabei zwei Kernzielgruppen: kleine und mittelständische Unternehmen, die über Factoring ihre Liquidität verbessern möchten, sowie einen breiten Kundenkreis im Healthcare-Bereich, darunter Arztpraxen, Kliniken, Pharmaunternehmen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ). Das Unternehmen vereint dabei mehrere Komplexitätsebenen: vier Gesellschaften, getrennte Kontenkreise für Neben- und Hauptbuch, verschiedene Reporting-Anforderungen. Und das alles bei einem schlanken Team-Setup.
Herausforderung
Planungslogik trifft auf Buchhaltungsrealität, und der Bruch kostet Zeit und Nerven
Kontext und Geschäftsmodell: Als BaFin-regulierter Factoringanbieter ist Goya Finance auf präzise, aktuelle und nachvollziehbare Finanzdaten angewiesen, gegenüber Banken, Investoren und internen Stakeholdern. Gleichzeitig erfordert das Geschäftsmodell ein tiefes Verständnis der Unit Economics: Wie entwickeln sich direkte Kosten? Wie hoch sind die Customer Acquisition Costs je Segment? Diese Fragen lassen sich aus Standardauswertungen der Buchhaltung nicht direkt beantworten, sie müssen flexibel und individuell definiert werden können.
Das konkrete Problem: Vor Fyvel war das Reporting bei Goya Finance stark manuell geprägt. Daten wurden per Excel-Export aus DATEV heruntergeladen und manuell in Planungs- und Controlling-Dateien eingebaut, teilweise wurden Zahlen sogar direkt aus PDF-Auswertungen des Steuerberaters abgeschrieben. Das war nicht nur fehleranfällig und zeitaufwendig, sondern führte regelmäßig zu Abstimmungsproblemen.
Der größte Schmerzpunkt: der strukturelle Bruch zwischen Ist- und Plandaten. Die Granularität, die die interne Planungslogik erforderte, ließ sich in DATEV nicht direkt abbilden. Beim Übergang vom Ist- in den Planzeitraum entstanden so regelmäßig Differenzen, die manuell nachjustiert werden mussten, gerade zum Monatsabschluss ein erheblicher Aufwandstreiber.
Erschwerend kam die Komplexität der Unternehmensstruktur hinzu: vier Gesellschaften, zwei Kontenkreise (Neben- und Hauptbuch), deren Salden laufend abgestimmt werden müssen. Was für ein Unternehmen aufwendig ist, vervierfachte sich bei Goya Finance. Das Standardvorgehen, Summen- und Saldenlisten zusammenstellen, komplizierte Excel-Hilfsformeln einbauen, daraus ein Reporting bauen, war weder skalierbar noch fehlersicher. Unter Zeitdruck wurde dann auch schon mal etwas händisch aus der BWA abgeschrieben, was im Nachhinein nicht ohne weiteres nachvollziehbar war.
Bisherige Lösungsversuche: Goya Finance hatte verschiedene eigene Excel-Strukturen im Einsatz, die die Anforderungen im Prinzip abbildeten, aber nicht dynamisch genug waren. Was fehlte, war eine direkte, einfache Verbindung zwischen DATEV und dem echten Controlling-Setup. Der CFO kannte das Problem bereits aus früheren Stationen: In einem vorherigen Start-up hatte er dieselben Herausforderungen , und auch dort keine passende Softwarelösung gefunden.
Anforderungen an eine neue Lösung:
- Direkte, automatisierte Verbindung zwischen DATEV und Excel, ohne aufwendige IT-Projekte
- Flexible Abbildung der internen Planungslogik und individueller Kostendefinitionen
- Konsolidierte Datenbasis für mehrere Gesellschaften und Kontenkreise
- Schnelle Erstellbarkeit von Financial Packages für Banken und externe Stakeholder
Wie Goya Finance auf Fyvel aufmerksam wurde: Der Kontakt zu Fyvel entstand über eine persönliche Empfehlung.
„In meinen vorherigen Unternehmen war das ein sehr großer Aufwand, der immer mehrere volle Arbeitstage beansprucht hat. Zeit, die ich nun deutlich sinnvoller nutzen kann.“
– Klaus Jakobs, CFO und Vorstand der Goya Finance AG
Lösung
Eine zentrale Datenbasis für vier Gesellschaften, und Reporting auf Knopfdruck
Implementierung und Onboarding: Das Onboarding verlief nach Aussage des CFOs erstaunlich reibungslos. Nach der ersten Einrichtung konnte er innerhalb weniger Stunden mit echten Unternehmensdaten arbeiten. Besonders positiv überraschte ihn, wie intuitiv die Verbindung zu DATEV und die Integration in die bestehende Excel-Struktur funktionierten. Es war kein aufwendiges IT-Projekt nötig, sondern eine pragmatische Lösung, die sofort greifbare Ergebnisse lieferte. Kleinere Startschwierigkeiten wurden mit direkter Unterstützung schnell und unkompliziert gelöst.
Funktionsweise der Lösung:
- Monatliches Reporting: Die Buchhaltungsdaten aus DATEV fließen automatisch in die Excel-Modelle von Goya Finance ein. Ist- und Planwerte sind jederzeit aktuell verfügbar, Abweichungen können sofort analysiert werden.
- Konsolidierung über vier Gesellschaften: Fyvel schafft eine zentrale Datenbasis, auf der alle Auswertungen, vom Management Reporting bis zur Bankenauswertung, synchronisiert aufbauen. Fehlerquellen durch parallele Dateien und manuelle Abgleiche entfallen.
- Financial Packages für externe Stakeholder: Berichte für Banken oder andere Stakeholder lassen sich schnell erstellen und bei Bedarf in kurzer Zeit aktualisieren, was früher ein erhebliches Unterfangen war.
- Qualitätssicherung der Buchhaltung: Das KI-Feature in Fyvel hilft dabei, schnell Drilldowns zu erstellen und Kosten zu reklassifizieren. Dabei sind bereits größere Buchungsfehler aufgefallen, die sonst erst beim Jahresabschluss, oder gar nicht, entdeckt worden wären.
Auswirkung auf das Team: Da das Controlling bei Goya Finance weitgehend vom CFO verantwortet wird, hatte die Zeitersparnis durch Fyvel unmittelbare Wirkung. Statt manueller Datenabgleiche und technischer Problemlösungen kann er sich heute auf die eigentliche Analyse konzentrieren: Warum weichen bestimmte Kosten ab? Wo zeichnen sich Trends ab? Die Arbeit ist analytischer und strategischer geworden, und der CFO hat mehr Kapazität für seine Vorstandsaufgaben. Konservativ geschätzt spart Fyvel dem Team zwischen einem und zwei Tagen pro Woche.
Zusammenarbeit und Support: Ein besonderer Mehrwert liegt für den CFO in der Qualität der Zusammenarbeit: Er kann Themen adressieren, die im Finanzbereich ein Problem darstellen, und spricht dabei mit jemandem auf Augenhöhe, der die Materie versteht, und Lösungen teilweise direkt umsetzt. Goya Finance implementiert aktuell außerdem DATEV Connect, um Daten noch schneller vom Steuerberater zu erhalten und die Zusammenarbeit weiter zu fokussieren.
„Fyvel zwingt einen an manchen Stellen dazu, es sehr genau zu machen, dadurch findet man sehr schnell Fehler. Und Fyvel macht es einem dabei extrem einfach und übernimmt viel Arbeit.“
– Klaus Jakobs, CFO und Vorstand der Goya Finance AG
Ergebnisse
Fyvel hat bei Goya Finance nicht nur einzelne Prozesse verbessert, es hat die gesamte Grundlage für Reporting und Controlling verändert. Musste man früher mehrere Arbeitstage im Monat auf manuelle Abgleiche und Fehlersuche verwenden, arbeitet das Team heute mit einer zuverlässigen, synchronisierten Datenbasis. Die Qualität der Finanzdaten ist gestiegen, die Fehlerquote gesunken, und der CFO hat wieder Zeit für das, was wirklich zählt: strategische Analyse und Entscheidungen.
- 1–2 Tage Zeitersparnis pro Woche durch den Wegfall manueller Datenexporte, Abgleiche und Formatierungsaufwände
- Fehlerquote bei Datentransfers praktisch bei null, durchgängig verlässliche Grundlage für Reporting und Forecasting
- Vier Gesellschaften, eine Datenbasis, alle Auswertungen von Management Reporting bis Bankenauswertung sind synchronisiert und konsistent
Ausblick
Goya Finance plant, Fyvel künftig noch tiefer in die Finanzprozesse zu integrieren. Aktuell wird DATEV Connect implementiert, um Daten noch schneller und direkter vom Steuerberater zu erhalten. Parallel dazu testet das Team bereits die Forecasting-Funktionen in Fyvel, mit dem Ziel, Planung und Ist-Daten noch enger zu verzahnen und Szenarien schneller durchrechnen zu können.
„Für Unternehmen, die mit DATEV arbeiten und gleichzeitig professionelles Reporting und Controlling betreiben wollen, ist Fyvel aus meiner Sicht eine enorm hilfreiche Brücke. Fyvel spart Zeit, erhöht die Datenqualität und schafft Transparenz, genau das, was Finanzteams heute brauchen.“
– Klaus Jakobs, CFO und Vorstand der Goya Finance AG
Goya Finance nutzt Fyvel für monatliches Reporting, Konsolidierung über mehrere Gesellschaften, Financial Packages für externe Stakeholder und Qualitätssicherung in der Buchhaltung.