Einleitung
Die betriebswirtschaftliche Auswertung – kurz BWA – gehört zu den am häufigsten genutzten Finanzberichten in kleinen und mittleren Unternehmen. Monatlich erstellt, soll sie einen schnellen Überblick über Ertrag, Kosten und Ergebnis liefern. Doch viele Unternehmer:innen fühlen sich beim Blick auf ihre BWA eher ratlos als informiert.
Das liegt weniger an mangelndem Interesse, sondern vielmehr an den Grenzen des Instruments selbst: Die BWA ist ein Produkt der Buchhaltung – nicht des Controllings. Wer tiefer verstehen will, wie das eigene Unternehmen wirklich läuft, muss wissen, was die BWA leisten kann – und was nicht. Dieser Beitrag zeigt dir, worauf du achten solltest, welche typischen Fehler passieren und welche Tools und Ergänzungen wirklich weiterhelfen.
Betriebswirtschaftliche Auswertung: Was soll mir das eigentlich sagen?
In diesem Artikel:
Was ist eine BWA und was zeigt sie dir?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine standardisierte Auswertung, die aus der laufenden Buchhaltung hervorgeht. Sie aggregiert alle Zahlen, die in einem bestimmten Monat gebucht wurden, und dient als zentrales Instrument, um die finanzielle Lage eines Unternehmens schnell zu überblicken. In der Regel wird sie monatlich vom Steuerberater oder einem Buchhaltungssystem erstellt.
Ziel der BWA ist es, Unternehmer:innen eine verständliche und aktuelle Übersicht über ihre Ertragslage, Kostenstruktur und wirtschaftliche Entwicklung zu geben. Dabei handelt es sich um eine rein buchhalterische Auswertung – sie ist nicht gleichzusetzen mit einem Reporting, das in der Regel zusätzliche Informationen, Kontext und individuelle Auswertungen beinhaltet.
Eine typische BWA zeigt:
Umsätze: Welche Erlöse wurden im betrachteten Zeitraum erzielt?
Wareneinsatz / Materialkosten: Welche direkten Kosten stehen den Umsätzen gegenüber?
Rohertrag / Deckungsbeitrag: Wie viel bleibt nach Abzug der direkten Kosten übrig?
Betriebsausgaben: Welche laufenden Kosten (z. B. Personal, Miete, Werbung) sind angefallen?
Betriebsergebnis: Wie viel Gewinn oder Verlust bleibt unterm Strich?
Je nach Aufbau können auch Vergleichswerte (Vorjahr, Vormonat), kumulierte Jahreswerte oder Abweichungen zum Plan dargestellt werden.
Trotz ihres regelmäßigen Einsatzes stößt die BWA in der Praxis schnell an Grenzen: Sie ist stark aggregiert, sodass fehlerhafte Buchungen oft nicht auffallen. Ihre Aussagekraft hängt zudem stark von der Qualität der Buchhaltung ab. Da Steuerberater:innen primär steuerliche Anforderungen im Blick haben und Tools wie DATEV wenig flexibel sind, ist eine individuelle Anpassung der Auswertung meist nur eingeschränkt möglich
Prinzipiell ist die BWA somit ein wichtiges Steuerungsinstrument für alle, die unternehmerische Entscheidungen treffen müssen – allerdings ersetzt sie kein strukturiertes Reporting und bietet nur einen ersten Überblick über die Unternehmenszahlen.
Was zeigt eine BWA nicht?
So nützlich eine BWA auf den ersten Blick erscheint – sie hat auch klare Grenzen. Denn das, was sie zeigt, ist vor allem das Ergebnis dessen, was in der Buchhaltung erfasst wurde. Was sie jedoch nicht zeigt, ist oft genauso wichtig wie das, was sichtbar ist:
Fehlende inhaltliche Kontrolle: Falsch zugeordnete Buchungen (z. B. Marketingkosten als Reisekosten) verzerren das Bild – und bleiben oft lange unentdeckt.
Keine Transparenz über einzelne Geschäftsvorfälle: Die BWA arbeitet mit aggregierten Summen. Welche Einzelbuchung zu welchem Ergebnis geführt hat, lässt sich nicht nachvollziehen.
Keine Aussage über Liquidität: Auch wenn das Betriebsergebnis positiv ist, kann das Unternehmen gleichzeitig zahlungsunfähig sein. Die BWA sagt nichts darüber aus, wie viel Geld tatsächlich verfügbar ist.
Keine Planung, keine Prognose: Eine BWA zeigt nur Vergangenes – keine Entwicklung, keine Zukunft. Auch ein Soll-Ist-Vergleich ist nicht Teil der Standardauswertung.
Keine Individualisierung: Die Struktur der BWA ist meist durch das Steuerkanzlei-Setup und DATEV vorgegeben. Eigene Auswertungslogiken lassen sich kaum umsetzen.
Keine operativen KPIs: Zentrale Leistungskennzahlen wie Customer Acquisition Cost (CAC), Customer Lifetime Value (CLV) oder Conversion Rates fehlen vollständig – obwohl sie für das Verständnis der Zahlen essenziell sind.
In vielen Fällen entsteht so der Eindruck eines scheinbar objektiven Zahlenwerks – dabei ist die BWA lediglich ein Abbild dessen, was technisch und organisatorisch möglich war. Was außerdem fehlt, ist der Bezug zu operativen Kennzahlen (KPIs), die für das tägliche Geschäft entscheidend sind: Wie effizient laufen Marketingkampagnen? Wie entwickeln sich wiederkehrende Umsätze? Wie hoch ist die Kundenbindung? Diese Kennzahlen tauchen in der klassischen BWA nicht auf, obwohl sie für die Steuerung des Geschäfts oftmals genauso wichtig oder sogar wichtiger sind.
Ein zentrales Problem liegt auch in der Kommunikation zwischen Unternehmer:in und Steuerberater:in. Oft wissen Unternehmer:innen gar nicht, wonach sie konkret fragen müssten, um mehr Transparenz zu erhalten – gleichzeitig fehlt es vielen Steuerberater:innen an der nötigen Expertise oder dem Fokus, wenn es um echtes Controlling geht.
"Der Unternehmer weiß oft nicht, was möglich wäre und was er fragen soll – und der Steuerberater ist selten ein guter Controller."
Lukas Künzel, Fractional CFO & Gründer CEO von Fyvel
Wer tiefer verstehen will, wie das eigene Unternehmen wirtschaftlich aufgestellt ist, braucht mehr als diese Standardauswertung – dabei ist die BWA lediglich ein Abbild dessen, was technisch und organisatorisch möglich war. Wer tiefer verstehen will, wie das eigene Unternehmen wirtschaftlich aufgestellt ist, braucht mehr als diese Standardauswertung.
Was sind klassische Fehler in der Buchhaltung und wie kommt es dazu?
Eine BWA ist nur so gut wie die Buchhaltung, auf der sie basiert – und genau hier liegt eines der größten Probleme. In der Praxis schleichen sich immer wieder Fehler ein, die oft unentdeckt bleiben und die Aussagekraft der BWA massiv einschränken. Häufige Fehlerquellen sind:
Falsche Kontierung: Kosten werden dem falschen Konto zugewiesen – etwa wird Amazon AWS (Cloud-Service) oder Amazon FBA (Logistik) als Büro- oder Betriebsbedarf verbucht. Steuerfachangestellte kennen häufig die operativen Hintergründe der Rechnungen nicht, haben wenig Zeit für inhaltliche Prüfungen und verstehen fachliche oder englischsprachige Begriffe oftmals nicht.
Zeitlich falsche Buchungen: Einnahmen oder Ausgaben werden dem falschen Monat zugeordnet. Dadurch entsteht ein verzerrtes Bild der wirtschaftlichen Entwicklung.
Nicht oder verspätet erfasste Belege: Auch wenn hierfür theoretisch Rückstellungen gebildet werden könnten – in der Praxis interessiert das den Steuerberater unterjährig oft nicht, und Unternehmer:innen wissen meist gar nicht, was fehlt. Ein paralleles Tracking findet selten statt.
Aktive Rechnungsabgrenzung (ARAP): ARAP, oder die Aufteilung von Kosten bspw. eines Jahresabos auf die Nutzungsdauer, wird häufig nur zum Jahresende gemacht, da sie für den Steuerberater nur für den Abschluss relevant ist – unterjährig verzerren dadurch monatliche Ergebnisse.
Fehlende Aufteilung von Kosten: Manche Kostenarten wie Werbung könnten sinnvoll aufgeschlüsselt werden – etwa in Paid Advertising (Google, Facebook, Instagram) vs. sonstige Marketingkosten. Auch bei Personalkosten wäre eine Aufteilung sinnvoll: z. B. zwischen direkten Kosten (Produktion, Projektgeschäft) und Overhead. Gerade wenn externe Freelancer ähnliche Aufgaben übernehmen, führt eine pauschale Verbuchung zu falschen Deckungsbeiträgen.
Unzureichende Umsatzaufteilung: In der Buchhaltung erfolgt die Umsatzdifferenzierung meist nach Ländern oder Steuersätzen – nicht aber nach Produktgruppen oder Geschäftsbereichen.
Fehlende Kostenstelleninformationen: Viele Buchhaltungssysteme (und Steuerkanzleien) arbeiten nicht mit Kostenstellen. Dadurch fehlt eine wichtige Grundlage für interne Auswertungen.
Diese Fehler entstehen meist nicht aus bösem Willen, sondern aus strukturellen Gründen: Buchhaltungsprozesse sind oft unklar geregelt, es fehlt an Verantwortlichkeiten oder an operativem Verständnis. Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass „der Steuerberater das schon richtig macht“, doch dieser prüft in der Regel nicht im Detail, ob jede Buchung inhaltlich korrekt ist – und ist meist auch kein Experte für sinnvolles Controlling.
Wer seine Zahlen wirklich verstehen will, sollte daher nicht nur auf die BWA schauen, sondern auch die Buchhaltungsprozesse hinterfragen – und idealerweise ein detailierteres Controlling etablieren. Dies ist jedoch selten die Kernkompetenz eines Unternehmens.
Wie kann ich meine BWA besser verstehen?
Wer die BWA besser verstehen möchte, muss sich über ihre Herkunft und ihren Aufbau bewusst werden. Sie ist kein eigenständiges Controlling-Tool, sondern ein Spiegelbild der Buchhaltung – und genau hier liegt der Schlüssel: Ein gutes Verständnis der BWA setzt voraus, dass Buchhaltung und Controlling ineinandergreifen.
In der Praxis ist das aber oft nicht der Fall. Viele Unternehmer:innen greifen auf sogenannte Schattenbuchhaltungen oder parallele Auswertungen zurück, um sich zusätzliche Informationen zu beschaffen – etwa eine Excel-Tabelle zur Aufteilung von Werbekosten oder eine eigene Übersicht der wiederkehrenden Umsätze. Diese Herangehensweise kann kurzfristig helfen, löst das Grundproblem aber nicht: Das Controlling basiert nicht mehr auf der Buchhaltung. Die Zahlenwelt wird dadurch inkonsistent, Fehler bleiben unentdeckt, und es fehlt eine zentrale Quelle der Wahrheit.
Stattdessen sollte das Ziel sein, die eigene Buchhaltung so aufzusetzen und zu begleiten, dass die BWA eine wirklich verwertbare Grundlage bietet. Dazu gehört, Buchungen nachvollziehen zu können, regelmäßig die Struktur zu überprüfen, mit dem Steuerberater im Austausch zu bleiben – und sich idealerweise auch intern oder extern mit controlling-orientierten Perspektiven zu verstärken.
Wenn man nicht direkt ein großes Finance-Team aufbauen möchte – oder bereits ein Team hat, das stark manuell arbeitet und keine Best Practices anwendet – gibt es zwei pragmatische Wege:
Einen externen CFO in Teilzeit einbinden – z. B. als Fractional CFO oder CFO-as-a-Service. So kann man von Erfahrung, Strukturen und Best Practices profitieren, ohne sofort hohe Fixkosten aufzubauen.
Ein spezialisiertes Tool wie FYVEL.io nutzen – FYVEL baut direkt auf den Rohdaten der Buchhaltung auf und ermöglicht es, sich ein individuelles Reporting nach eigenen Anforderungen zu gestalten. Ohne Umweg über eine Schattenbuchhaltung und ohne sich mit den Standard-Auswertungen zufriedengeben zu müssen.
Was sind sinnvolle Ergänzungen zur BWA?
Die BWA bietet einen groben Überblick – wer sein Unternehmen wirklich steuern will, braucht jedoch weitere Instrumente, die über die reine Buchhaltung hinausgehen:
Planung & Finanzmodell: Ein detaillierter Businessplan oder ein Financial Model bildet die Basis für fundierte Entscheidungen. Er enthält ein Preis-Mengen-Gerüst zur Umsatzberechnung, abgeleitete direkte Kosten zur Darstellung von Deckungsbeiträgen (DB1, DB2, ggf. DB3), sowie strukturierte Planungen für Personalkosten und Gemeinkosten.
Reporting & Soll-Ist-Vergleich: Ein individualisiertes Reporting-Tool mit visualisierten KPIs, monatlichem Soll-Ist-Abgleich und klarer Struktur hilft, Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Liquiditätsplanung: Besonders wichtig für Unternehmen mit unsicherer Finanzierung oder Geschäftsmodellen, die z. B. mit Anzahlungen arbeiten. Liquiditätsplanung zeigt, ob genug Geld verfügbar ist – unabhängig vom buchhalterischen Gewinn.
Kostenstellenübersicht: Eine strukturierte Aufteilung der Kosten nach Teams oder Projekten bringt Transparenz und Verantwortlichkeit. Sie ermöglicht eine Planung auf Team-Ebene, deckt unnötige Ausgaben auf und dient als Grundlage für eine bessere Allokation von Gemeinkosten. Tools wie FYVEL.io machen solche Auswertungen einfach zugänglich – ohne Excel-Spezialwissen.
Mit FYVEL von der BWA zum echten Reporting
Die BWA ist ein guter Ausgangspunkt – aber für echte Steuerung reicht sie nicht aus. Wer fundierte Entscheidungen treffen will, braucht ein Reporting, das auf der Buchhaltung aufbaut, aber darüber hinausgeht: mit Soll-Ist-Vergleichen, operativen KPIs, Kostenstellenanalysen und individuellen Auswertungen.
Genau hier setzt FYVEL an: Das Tool verbindet Buchhaltung mit Controlling und ermöglicht es, aus DATEV-Rohdaten ein vollständig anpassbares Reporting aufzubauen – ganz ohne Schattenbuchhaltung. So wird aus Buchführung echte Unternehmenssteuerung – nachvollziehbar, verständlich und auf den Punkt. Wer wirklich fundierte Entscheidungen treffen will, braucht mehr Kontext, mehr Tiefe und mehr Flexibilität. Ob durch eine saubere Planungslogik, individuelle Reports oder klare Team-Auswertungen – echte Transparenz entsteht nur dort, wo Buchhaltung und Controlling systematisch zusammenspielen. Tools wie FYVEL.io setzen genau hier an und helfen, aus reinen Buchungsdaten echte Steuerungsinformationen zu machen – nachvollziehbar, verständlich und praxisnah.