Schattenbuchhaltung: Risiko oder Notwendigkeit?

Lukas Künzel

Fractional CFO, Gründer CEO Fyvel

8. Mai 2025

Einleitung

Kaum ein Thema im Unternehmensalltag ist so unterschätzt – und gleichzeitig so verbreitet – wie Schattenbuchhaltung. Gemeint ist damit die parallele Pflege von Finanzdaten außerhalb der offiziellen Buchführung, meist in Form von Excel-Listen oder internen Reportings. Oft entsteht diese Praxis schleichend: Aus dem Wunsch nach mehr Transparenz oder schnelleren Zahlen wird ein eigenes System aufgebaut – losgelöst von der Buchhaltung und ihrer Logik.

Was anfangs pragmatisch erscheint, entwickelt sich schnell zur Problemquelle: doppelte Datenpflege, widersprüchliche Informationen und ein wachsender Mehraufwand bei der Abstimmung zwischen internem Controlling und externen Anforderungen, etwa von Investoren oder Banken. Gerade bei der Vorbereitung auf Finanzierungsrunden oder Jahresabschlüsse wird vielen Unternehmen bewusst, dass sie sich jahrelang auf eine Zahlenwelt gestützt haben, die nicht mit der offiziellen Realität übereinstimmt.

In diesem Artikel zeigen wir, wie es zur Schattenbuchhaltung kommt, welche Herausforderungen sie mit sich bringt – und wie ein moderner Ansatz wie FYVEL dabei hilft, Controlling wieder auf eine saubere Grundlage zu stellen: die Buchhaltung selbst.

Schattenbuchhaltung entsteht oft aus pragmatischem Aktionismus – FYVEL schafft eine belastbare Alternative direkt aus der Buchhaltung.

Was ist Schattenbuchhaltung und wie kommt es dazu?

Schattenbuchhaltung bezeichnet die parallele Erfassung und Auswertung von Finanzdaten außerhalb der offiziellen Buchführung. Diese findet oft in Excel-Tabellen, Google Sheets oder anderen Tools statt und dient in der Regel dazu, Informationen verfügbar zu machen, die in der offiziellen Buchhaltung nicht oder nur verzögert abgebildet werden. Dabei entstehen häufig eigene Reportingsysteme, die unabhängig vom Buchhaltungssystem gepflegt werden.

Ursächlich für Schattenbuchhaltung ist meist ein Spannungsfeld zwischen dem Informationsbedarf von Geschäftsführung, Controlling oder Investoren und der Realität der Buchhaltung. Klassische Buchhaltungssysteme – insbesondere in Verbindung mit Steuerberatern – sind oft primär auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. GoBD, HGB) und weniger auf betriebswirtschaftliche Steuerung ausgerichtet. Sie liefern zudem oft nur mit zeitlichem Verzug verwertbare Auswertungen, was in dynamischen Unternehmen zu Frustration und Improvisation führt.

Ein weiterer Treiber ist fehlende Datenstruktur oder -qualität in der Buchhaltung: Wenn z. B. Kostenstellen nicht sauber gepflegt werden oder Sachkonten nicht differenziert genug sind, greifen Controller oder Geschäftsführer schnell zu eigenen Auswertungen. So entstehen parallele Strukturen, die kurzfristig helfen, aber langfristig zu Inkonsistenzen und Mehraufwand führen können.

Warum greifen Unternehmen auf Schattenbuchhaltung zurück?

Der Griff zur Schattenbuchhaltung ist selten geplant, sondern ergibt sich oft als pragmatische Reaktion auf Informationslücken. In vielen Unternehmen besteht ein hoher Bedarf an betriebswirtschaftlicher Transparenz, sei es zur Steuerung des Unternehmens, für Investor Relations oder zur Vorbereitung von Finanzierungsrunden. Wenn die offizielle Buchhaltung diesen Anforderungen nicht gerecht wird, entsteht schnell der Drang nach alternativen Lösungen.

In der frühen Phase eines Unternehmens, insbesondere wenn es nur wenige Mitarbeitende und geringe Transaktionsvolumina gibt, ist der Bedarf an strukturierter Buchhaltung oft noch gering. Viele Gründerinnen und Gründer steuern ihr Unternehmen in dieser Zeit direkt über das Bankkonto – Einnahmen und Ausgaben sind überschaubar und intuitiv nachvollziehbar. Eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater zu BWA-Strukturen, Kostenstellen oder individueller Kontierung ist zu diesem Zeitpunkt meist weder notwendig noch effizient.

Insbesondere in wachstumsstarken oder sich schnell verändernden Unternehmen wird die zeitnahe Verfügbarkeit von Zahlen essenziell. Geschäftsführungen möchten wissen, wie sich Kampagnen auf den Rohertrag auswirken, welche Margen einzelne Produktgruppen erzielen oder wie sich Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz entwickeln. Buchhaltungsdaten stehen dafür jedoch oft zu spät oder in ungeeigneter Form zur Verfügung.

Auch strukturelle Faktoren begünstigen Schattenbuchhaltung: Wenn beispielsweise die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater nicht auf schnelle betriebswirtschaftliche Auswertungen ausgelegt ist, die Buchhaltung ausgelagert wurde oder intern keine ausreichende finanzielle Kompetenz vorhanden ist, wird der Aufbau eigener Auswertungsstrukturen oft zur einzigen Möglichkeit.

Nicht zuletzt spielt auch Misstrauen eine Rolle: Wenn Stakeholder das Gefühl haben, dass die offiziellen Zahlen nicht vollständig oder nicht korrekt sind, wird mit eigenen Zahlen gearbeitet – manchmal sogar bewusst, um bestimmte Narrative zu stützen.

Was sind die Probleme?

Schattenbuchhaltung mag kurzfristig helfen, Informationslücken zu schließen – langfristig bringt sie jedoch erhebliche Risiken und Nachteile mit sich.

1. Doppelarbeit und Ineffizienz: Wenn Zahlen außerhalb der Buchhaltung erneut erfasst oder berechnet werden, entsteht ein erheblicher Mehraufwand. Informationen müssen mehrfach gepflegt und abgeglichen werden. Das kostet Zeit, führt zu Redundanzen und erhöht das Risiko für Fehler.

2. Inkonsistente Datenbasis: Sobald zwei unterschiedliche Systeme nebeneinander existieren – offizielle Buchhaltung und Schattenbuchhaltung – entstehen zwangsläufig Abweichungen. Diese führen zu Verwirrung, Diskussionen und Misstrauen. Entscheidungen werden auf Grundlage unterschiedlicher Zahlen getroffen, was die Steuerung des Unternehmens erschwert.

3. Verlust des Single Source of Truth: Eine funktionierende Finanzsteuerung benötigt eine verlässliche, zentrale Datenbasis. Schattenbuchhaltung untergräbt diesen Grundsatz. Wenn unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Zahlen arbeiten, wird Transparenz verhindert und die Zusammenarbeit erschwert.

4. Skalierungsprobleme: Was bei wenigen Transaktionen noch handhabbar ist, wird mit steigendem Geschäftsvolumen zum Problem. Excel-Logiken skalieren nicht mit, Formelfehler schleichen sich ein, Verantwortlichkeiten verschwimmen. Der Verwaltungsaufwand wächst exponentiell.

5. Konflikte mit externen Stakeholdern: Externe Stakeholder wie Investoren, Banken oder Wirtschaftsprüfer erwarten üblicherweise Auswertungen auf Basis der offiziellen Buchhaltung – insbesondere die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) oder den testierten Jahresabschluss. Wenn interne Reportingsysteme davon abweichen, entsteht erheblicher Erklärungsbedarf. Die Abstimmung zwischen internen und externen Zahlen wird nahezu unmöglich, was Vertrauen untergräbt und im schlimmsten Fall Finanzierungsmöglichkeiten oder Investitionsentscheidungen gefährden kann.

6. Die Illusion, Buchhaltung ignorieren zu können: Gerade in frühen Unternehmensphasen oder in stark operativ geprägten Teams entsteht oft der Eindruck, dass man sich nicht intensiv mit der Buchhaltung befassen muss – insbesondere, wenn operative Dashboards oder Bankkonten eine scheinbare Übersicht bieten. Diese Illusion hält meist nur bis zum ersten externen Anlass: etwa einem Finanzierungsgespräch oder dem Jahresabschluss. Spätestens dann wird deutlich, dass alle relevanten Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentiert und richtig verbucht sein müssen. Das Nacharbeiten alter Geschäftsvorfälle unter Zeitdruck ist nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig – und kann Vertrauen kosten.

Schattenbuchhaltung ist daher ein Symptom für strukturelle Defizite in der Finanzorganisation – und sollte als Warnsignal verstanden werden.

Was an Schattenbuchhaltung auch vorteilhaft sein kann

Trotz aller Herausforderungen gibt es jedoch auch einen positiven Aspekt: Schattenbuchhaltung ermöglicht ein hohes Maß an Flexibilität. Da sie unabhängig von buchhalterischen Standards funktioniert, lassen sich Reports rückwirkend beliebig aufbereiten – auch für Zeiträume, in denen bestimmte Auswertungsdimensionen wie Kostenstellen oder Produktkategorien in der offiziellen Buchhaltung nicht berücksichtigt wurden. Eine nachträgliche Kostenstellenanalyse auf Basis der Buchhaltung ist nahezu unmöglich – mit frei gestalteten Schattenreports hingegen durchaus realisierbar.

Warum Controlling auf Basis der Buchhaltung die bessere Lösung ist

Ein funktionierendes Controlling sollte auf der offiziellen Buchhaltung aufbauen – nicht danebenherlaufen. Denn nur so entsteht eine gemeinsame, belastbare Datenbasis, die intern wie extern Vertrauen schafft. Die Buchhaltung ist der rechtlich verbindliche Rahmen, auf den sich Investoren, Banken und Wirtschaftsprüfer stützen. Abweichende interne Reportings führen spätestens bei Finanzierungsrunden, Due-Diligence-Prüfungen oder dem Jahresabschluss zu schwierigen Diskussionen, Mehraufwand und potenziellem Reputationsverlust.

Ein Best-Case-Setup zeichnet sich daher dadurch aus, dass betriebswirtschaftlich relevante Informationen bereits bei der Buchung berücksichtigt werden: etwa durch strukturierte Kostenstellen, klare Sachkontenlogik oder digitale Belegerfassung. Werden die Grundlagen in der Buchhaltung richtig gelegt, können darauf aufbauend Auswertungen und Dashboards erstellt werden, die sowohl intern steuerungsrelevant als auch extern nachvollziehbar sind.

Das Ziel ist nicht, die Buchhaltung zum Controlling-Tool zu machen – sondern die Buchhaltung so zu gestalten, dass sie als zuverlässige Datenquelle für das Controlling dient. So lassen sich Doppelarbeiten vermeiden, Fehlerquellen reduzieren und die Transparenz im Unternehmen nachhaltig erhöhen.

Wie FYVEL die Lücke zwischen Buchhaltung und Reporting schließt

FYVEL setzt genau an dieser Stelle an: Das Tool arbeitet mit den Rohdaten der Buchhaltung – nicht mit bereits voraggregierten Auswertungen. Dadurch können Nutzer:innen ihre Daten so aufbereiten, wie sie sie wirklich brauchen, unabhängig von der Berichtssystematik des Steuerberaters. Gleichzeitig bleibt die Integrität der Daten erhalten: Die Summe aller gebuchten Geschäftsvorfälle entspricht exakt den Werten aus der BWA oder dem Jahresabschluss.

"Früher haben wir unsere Finanzanalysen aus Kreditkartenabrechnungen und Bank-Downloads zusammengestellt. Heute arbeiten wir direkt mit den Buchhaltungsdaten – das spart uns mehrere Stunden pro Monat und sorgt für deutlich verlässlichere Auswertungen."

Jannik Fritz, Gründer & CEO von Goya

Besonders leistungsstark wird FYVEL durch die Möglichkeit, Metadaten zu ergänzen: Einzelne Buchungen lassen sich auf eigene Kategorien, Produkte oder Projekte aufteilen, wodurch völlig neue Berichtsebenen entstehen – auch nachträglich und rückwirkend. Diese Kombination aus Flexibilität und Datenkonsistenz ist der Schlüssel zu einem Controlling, das sowohl tiefgehend als auch revisionssicher ist.

FYVEL verzichtet bewusst auf ein neues Frontend für Reports und Analysen. Stattdessen werden die Daten in die Tools übertragen, die Nutzer und Nutzerinnen ohnehin täglich verwenden: Excel und Google Sheets. Das aufwendige „Heavy Lifting“ – also die Datenaufbereitung, Speicherung von Metadaten und Synchronisation – übernimmt FYVEL im Hintergrund. Nutzer und Nutzerinnen profitieren von der Flexibilität klassischer Tabellenkalkulationen, ohne auf belastbare Datenstrukturen verzichten zu müssen – und ohne ein neues Tool erlernen zu müssen, das die Eigenheiten des eigenen Geschäftsmodells womöglich gar nicht abbilden kann.