Für viele Gründer ist der Steuerberater eine Black Box: Man bekommt eine BWA, reicht Belege ein – und wundert sich am Ende des Jahres über die Steuerlast. Dabei könnten Startups deutlich mehr aus der Zusammenarbeit herausholen. Voraussetzung: Sie müssen die richtigen Fragen stellen. Welche das sind – und wie Tools wie Fyvel dabei helfen – zeigen wir in diesem Beitrag.
In diesem Artikel:
1. Warum die meisten Gespräche mit dem Steuerberater an der Oberfläche bleiben
Die Kommunikation zwischen Startups und Steuerkanzleien ist oft reaktiv: Es geht um Fristen, Belege oder Rückfragen zur BWA. Was fehlt, ist der proaktive Dialog – vor allem über das, was wirklich zählt: den betriebswirtschaftlichen Überblick, die finanzielle Steuerung und die Ableitung von Maßnahmen.
Viele Gründer wissen schlicht nicht, was sie fragen könnten – oder glauben, dass sie „eh nichts verstehen würden“. Ein Trugschluss. Denn mit den richtigen Fragen wird aus dem Steuerberater ein echter Sparringspartner.
2. Diese Fragen sollte jedes Startup stellen
Wofür bezahle ich eigentlich – und wie können wir die Zusammenarbeit effizient gestalten? Viele Gründer verstehen nicht genau, wie sich die Rechnungen ihres Steuerberaters zusammensetzen. Gleichzeitig möchten Kanzleien natürlich möglichst viele abrechenbare Stunden generieren. Das kann zu einem Zielkonflikt führen – muss es aber nicht.
Eine gute Zusammenarbeit basiert auf klaren Prozessen und realistischem Erwartungsmanagement. Die zentrale Frage lautet daher: Wofür bezahle ich genau – und wie können wir gemeinsam dafür sorgen, dass diese Kosten möglichst gering bleiben, ohne an Qualität zu verlieren?
Ein transparenter Austausch darüber, welche Tätigkeiten regelmäßig anfallen, welche automatisiert oder ausgelagert werden können (z. B. durch Tools wie Fyvel oder ein Spend-Management-System), und welche Themen wirklich Beratung erfordern, sorgt für Effizienz auf beiden Seiten. Ziel ist: Weniger operative Rückfragen, mehr Fokus auf echte Mehrwertthemen – und am Ende eine Rechnung, mit der beide Seiten leben können.
Welche zwei Zahlen sollte ich immer im Blick haben – und wie kann mein Steuerberater dabei helfen? Für eine effektive Finanzsteuerung reichen zwei zentrale Kennzahlen:
Deckungsbeitrag: Das ist der Betrag, der vom Umsatz nach Abzug der direkten Kosten (z. B. Material, Marketing) übrig bleibt. Gründer sollten immer wissen:
Wie viel Prozent bleiben mir durchschnittlich von jedem Euro Umsatz?
Wie hoch ist mein Umsatz im aktuellen Monat?
Gemeinkosten: Das sind Fixkosten wie Personal und Miete. Diese sind in der Regel gut planbar und sollten keine Überraschungen bereiten. Wer seine monatliche Fixkostenbasis kennt, kann daraus ableiten, wie viel Umsatz nötig ist, um profitabel zu sein.
Hier kommt der Steuerberater ins Spiel: Er kann die Struktur der Buchhaltung so vorbereiten, dass diese Kennzahlen korrekt abgebildet werden – etwa durch saubere Abgrenzungen, korrekte Kontierung und laufende Rückmeldungen. In Kombination mit einem Tool wie Fyvel entsteht so ein durchgängiger Überblick, den das Unternehmen aktiv nutzen kann.
Welche Daten fehlen möglicherweise in meiner Buchhaltung – und wie erkenne ich das? Nicht immer ist die Buchhaltung „unvollständig“ im klassischen Sinn. Häufig fehlen einzelne Elemente, die das Gesamtbild verzerren – etwa bestimmte Belege, korrekte Periodenabgrenzungen oder die strukturierte Zuordnung von Kostenstellen. Auch wenn Fyvel keine automatische Vollständigkeitsprüfung bietet, helfen die mitgelieferten Best-Practice-Templates enorm: Sie zeigen, wie ein vollständiges Bild der finanziellen Lage aussehen kann – und wo potenziell Lücken sind.
Ein besonders häufiger Schwachpunkt ist das Management von Eingangsrechnungen. Wer seine Ausgaben über klassische Kreditkarten und manuelle Belegzuordnungen steuert, riskiert fehlende oder verspätete Belege. Moderne Spend-Management-Systeme wie Pleo, Candis oder Spendesk können diese Lücken nahezu eliminieren – vorausgesetzt, der Steuerberater kennt sich mit diesen Tools aus und empfiehlt proaktiv ein passendes Setup.
Die entscheidende Frage lautet also: Kennt sich mein Steuerberater mit modernen Spend-Management-Systemen aus – und kann er mir helfen, diese effizient in meine Buchhaltungsprozesse zu integrieren?
3. Warum Tools wie Fyvel die Qualität der Fragen verbessern
Fyvel liefert nicht nur Daten – sondern schafft Kontext. Durch Templates, die Best Practices abbilden, sehen Gründer sofort, was „normal“ ist. Gleichzeitig bleibt alles individualisierbar: Vom Startup mit wenigen Kostenstellen bis zum skalierenden SaaS-Unternehmen.
Der größte Vorteil: Operativer Aufwand fällt weg. Die Basisdaten sind vorhanden, die Struktur steht – so kann man externe Berater gezielt einsetzen. Nicht für das Erstellen von Excel-Modellen, sondern für echte Beratung.
Fazit
Die besten Antworten bekommt, wer die richtigen Fragen stellt. Für Startups bedeutet das: Keine Scheu vor dem Steuerberater – sondern Neugier und Struktur. Wer versteht, was eine BWA leisten kann (und was nicht), wer Deckungsbeiträge aktiv steuert und wer ein gutes Setup für Daten und Planung hat, kann viel fundierter entscheiden. Fyvel liefert dafür das Fundament – und macht aus isolierter Buchhaltung eine echte Finanzgrundlage.